Marisa Glez

Eventos

Organizar un evento digital. GUÍA

Organizar un Evento en Digital: Guía

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Si algo ha tenido esta pandemia ha sido mostrar “dos caras distintas” para los eventos. Por un lado, la pandemia ha hecho que el sector de los eventos presenciales se vea abocado a detenerse por completo. Se han producido miles de cancelaciones de eventos y actualmente no se sabe cuándo el sector podrá recobrar su normalidad. Pero a la misma vez, ha mostrado una cara B, una cara muy distinta como ha sido el auténtico impulso de los eventos digitales, reuniones, masterclass, webinars, etc. Esta circunstancia externa ha abierto una nueva puerta al sector de los eventos. Estamos ante un caso de ¿reinvención? Los momentos actuales piden una transformación y hoy te voy a mostrar en este post la guía indispensable para organizar un evento. ¿Qué quieres conseguir organizando un evento? Antes de comenzar tienes que tener muy claro qué quieres conseguir organizando un evento, es decir, qué objetivo u objetivos te vas a marcar. ¿Cuál es la razón por la que quieres crear un evento para tu marca? ¿A qué público te quieres dirigir? ¿Qué tipo de evento es el mejor para cumplir tu objetivo? Un evento ya sea digital o presencial es una gran herramienta de comunicación para tu marca, un amplificador de voz porque te permite llevar tu mensaje a muchas más personas de manera más directa y precisa. Pero ¿Qué quieres lograr con ello? Estos son algunos ejemplos de lo que puedes conseguir. A parte de tener bien definido qué objetivo u objetivos quieres lograr con el evento, tienes que definir de manera precisa para quién vas a organizarlo, de forma que tengas claro en todo momento qué contenido se va a desarrollar y qué tipo de evento es el mejor para cumpmlir tu objetivo y llevar el mensaje que quieres a tu público. Primera fase; planificación de tu evento. La fase de planificación es una de las primeras y en las que tienes que mostrar mayor claridad y precisión para no cometer fallos posteriormente. Al inicio de esta fase te recomiendo que tengas muy claros los tres puntos anteriores. Te los recuerdo: Vamos a definir los elementos imprescindibles de esta primera fase: a. Definir fechas, Modo de realización y Equipo. Llegados a este punto es el momento oportuno para poder definir los siguientes aspectos. En qué fechas se va a realizar tu evento Modo de realización; dentro de saber qué tipo de evento has elegido tienes que ver si va a hacer un evento digital o presencial ya que en función de ello el proceso de realización será completamente distinto en cada caso. Equipo, define qué perfiles de profesionales necesitas para llevar a cabo con éxito tu evento. Mis recomendaciones en este aspecto son: Elige fechas que no coincidan con festividades que puedan opacar tu evento. Elimina las estaciones de verano, y ten en cuenta algunos meses de manera preferencial: mayo, junio, octubre y noviembre. Ten en cuenta tener tiempo suficiente para tu organización. Dependiendo de si es digital o presencial debes tener en cuenta al menos entre 6 meses y 1 año. b. Establece el calendario de tareas a llevar a desarrollar. Son muchas las tareas que tienes que planificar en el calendario para organizar un buen evento. Desarrolla todas y cada una de las tareas En esta segunda fase toca pasar a la acción. Ya has realizado previamente la planificación y si la has realizado correctamente en este punto sabes perfectamente qué tienes que hacer, en qué momento tienes que hacerlo y por lo tanto, tienes que estar listo y preparado y quién va a llevar a cabo cada una de las tareas. Mis recomendaciones en esta fase es que seas tanto tú como tu equipo muy riguroso/sa con la realización de cada una de las tareas y que se cumplan todos los tiempos del calendario. Si es un evento presencial ten en cuenta que tendrás que en esta fase tendrás que: reservar el espacio, contactar con los ponentes o asistentes, crear tu lista de invitados, determinar si necesitas servicios de audio o restauración, definir o contratar servicios de transporte o de alojamiento, llevar a cabo la creación de creatividades o contratación de espectáculos si los has planificado previamente y comenzar a poner en marcha tu plan de difusión y comunicación. Si es un evento digital tendrás que tener en cuenta; contactar con ponentes o colaboradores si son necesarios, crear el contenidos del evento, determinar qué plataformas vas a necesitar para su realización y desarrollarlas, grabaciones en video de ponencias si se van a llevar a cabo, y nuevamente crear tu plan de difusión y comunicación en medios digitales o físicos. Evaluación de los resultados y cierre del evento. En esta fase es hora de analizar los resultados obtenidos. Tienes que saber si has logrado los objetivos marcados, si te has acercado o si por el contrario no has conseguido su consecución. Entre las acciones que puedes llevar a cabo en esta fase te detallo alguna de las más importantes. Con todo esto, puedes tener una visión global de las fases que tienes que tener en cuenta para desarrollar el tipo de evento que necesitas.

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Lo que conseguí organizando un Evento Digital.

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Quizás este sea el post más personal que he escrito hasta ahora en el blog. En este post no vas a leer sólo sobre qué hacer o cómo hacerlo según mi experiencia. En este post te voy a hablar además de cómo me siento ante los eventos digitales. Los eventos en general forman parte de mi piel. Es algo intrínseco a mi, que no hay forma de despegarlo de quién soy y de lo que me apasiona. Hace 13 años que me diplomé en Turismo, primero me adentre en el mundo de las agencias de viajes pero pronto vislumbre el sector de los congresos. Ya en ese entonces la piel se me erizaba cuando me veía envuelta en ese tipo de experiencias. Hoy sé por qué. El poder de los eventos presenciales Organizar un evento, los nervios de crear, de diseñar, de planificar y de materializar es un proceso maravilloso para quienes amamos este sector y posteriormente, ver que lo imaginado en tu mente se hace realidad, no tiene palabras.  Pero no queda solo aquí, no tiene palabras tampoco ver las emociones que generas en las personas que asisten. Se crea un ambiente, un clima inigualable. Y si hablamos de eventos de marcas, imagínate lo que un evento presencial puede hacer llegar a sentir a sus clientes y lo que con ello puede una marca conseguir. Realmente no lo sabes hasta que no lo pones en práctica y lo vives. El poder de los eventos digitales Posteriormente he vivido el poder de los eventos digitales. Es cierto que es distinto a un evento presencial, pero si sabes hacerlo puedes llegar a generar conexión en un medio que en muchas ocasiones se hace frío e impenetrable. El proceso de creación, planificación y desarrollo es muy técnico, ya que te mueves en un medio totalmente digital pero por ello necesitas de hacer un esfuerzo extra para humanizar tu marca en un evento totalmente digital. Pero el mayor poder que te puede ofrecer un evento digital a tu marca son los resultados que vas a obtener: más con menos esfuerzo y en menos tiempo que si estás a “pico y pala” con estrategias menores en medios digitales. El resultado es espectacular. Beneficios de los eventos tanto presenciales como digitales. Particularmente yo llamo a los eventos amplificadores de la voz de tu marca. Creo que es sencillo de entender, un evento te permite hacer llegar tu mensaje, sea cual sea, a más personas, en menor tiempo y con relativamente menos esfuerzo. Con lo cual,partiendo de esta premisa ya con eso te estaría dando el mayor beneficio que tu marca puede obtener. Pero vamos a ver exactamente qué objetivos te permite lograr un evento ya sea presencial o digital. A nivel digital No hay fronteras, con lo cual te permite llegar a más personas. Aumentar tu visibilidad y el mensaje de tu marca llega a más personas. Te permite obtener datos de contactos que posiblemente luego puedan convertirse en clientes Los costes son más pequeños que organizar un eventos presencial. Necesitas además menos recursos humanos para su creación y desarrollo. Te permite favorecer el posicionamiento de tu marca. La interacción con tus participantes en el evento es totalmente digital. A nivel presencial Es una maravillosa herramienta para congregar a muchas personas en un mismo lugar para poder interactuar y generar relaciones face to face. Te sirve para crear imagen de marca, para generar confianza, cercanía. Fortalecer la relación de tu marca con tu comunidad. Y por supuesto, te ayuda a generar beneficios tanto económicos como de otro tipo para tu marca.  Quién puede organizar un evento presencial o digital Cualquier marca, aquí no tienes que cumplir unas premisas básicas de aceptación para llevar a cabo tu evento. Es más, cuando hablamos de evento no tiene porque ser un macro evento. Podemos estar hablando de pequeños talleres, masterclass, presentación de productos o servicios a mediana escala, etc. Todo esto está permitido y para ello no necesitas tener una marca consolidada y desarrollada. Tan solo adapta el tipo y la morfología del evento al momento actual de tu marca y a sus objetivos. Lo que tienes que tener en cuenta en todo caso es lo siguiente: En qué momento se encuentra tu marca Qué objetivos quieres lograr  Qué tipo de evento es el mejor para cumplir tus objetivos Llevar a cabo las tres fases más importantes; planificación, desarrollo y ejecución Plan de Difusión y Comunicación En todo este proceso, es necesario que no te olvides de algo. No sólo se trata de planificar, desarrollar y ejecutar el evento en sí, sino de crear el mejor plan de difusión y comunicación para hacer llegar toda la información pre- evento, durante el evento y post-evento a tus posibles asistentes o interesados. Para ello te daré unas premisas básicas a tener en cuenta antes de desarrollar tu plan de difusión y comunicación. Ten en cuenta en qué redes o medios pueden encontrarse las personas a las cuáles quieres hacer llegar la información del evento. Planifica y desarrolla el contenido que vas a difundir y el formato en el que lo vas a hacer llegar. Distribuye tu contenido informativo diferenciando el contenido exacto que necesita cada una de las fases que te he mencionado anteriormente (pre evento, durante el evento y post-evento) Estudia la posibilidad de una campaña de publicidad de pago. Recomendaciones antes de realizar un evento ya sea presencial o digital. Ten en cuenta que si quieres llevar a cabo un evento tienes que tener claramente definidos tu momento actual, tu objetivo, el tipo de evento que quieres hacer y llevar a cabo sus tres fases; planificación, desarrollo y ejecución. Si crees que no puedes llevarlo a cabo solo/a porque no tienes los conocimientos suficientes, delega esta parte, pero no dejes de hacerla. Te recuerdo que todo tipo de eventos son un amplificador de la voz de tu marca.

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Eventos gratuitos para atraer clientes locales; ventajas e inconvenientes.

Eventos gratuitos para atraer clientes locales: ventajas e inconvenientes.

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Los eventos gratuitos puede ser una buena forma de atraer clientes potenciales si eres un profesional o tienes una empresa local, pero antes de integrar un evento como parte de tu estrategia comunicativa debes de conocer las ventajas e inconvenientes que pueden tener organizar eventos gratuitos para tu marca personal o empresa. Son muchos los profesionales o empresas locales las que deciden optar por organizar eventos de manera gratuita. Pero veamos qué cosas tienes que tener en cuenta antes de organizarlos. Ventajas de realizar un evento gratuito. Dar el paso y organizar un evento gratuito si quieres captar nuevos clientes para tu negocio puede tener grandes ventajas como alguna de las siguientes: Te permite dar a conocer tu marca personal o tu empresa a tu público objetivo. Vas a generar visibilidad y posicionamiento de tu marca y/o servicios. Te va a ayudar a estudiar cual es el perfil de tu público objetivo y cuales son sus intereses. Conseguirás pruebas sociales (testimonios) sobre tus servicios ofrecidos. Te puede servir para generar una base de datos de posibles clientes. Puedes utilizar este evento para presentar tus productos y/o servicios y servir de demostración a tu clientes de como trabajas. Pero a la misma vez te aconsejaría tuvieras en cuenta si organizar eventos gratuitos te pueden acarrear algún tipo de inconveniente a tu marca personal o empresa local. Inconvenientes de realizar un evento gratuito Como te decía, organizar un evento gratuito también puede conllevar un serie de inconvenientes que se han de tener en cuenta previamente a su realización para ver si realmente esta estrategia es la más adecuada para tu marca personal o empresa local y su momento actual. Si va a llevar algún tipo de costes y si tiene costes para ti si van a ser recuperables y te va a compensar. La tase de asistencia a un evento gratuito suele ser menor o puedes encontrar menor implicación que a uno de pago porque al ser gratuito se asocia a algo de poco valor. Con ello, dependiendo del caso y del tipo del evento, puedes dañar la imagen de la marca o empresa. La planificación y organización se dificulta ya que no se sabe un número total de asistentes con precisión y eso mismo puede ocasionar nuevamente mala imagen. Organizar un evento gratuito Si has decidido que quieres atraer clientes potenciales locales, los eventos gratuitos son una buena opción para darte a conocer. Pero tienes que saber muy bien que tienes que tener en cuenta y como organizarlo antes de ponerte manos a la obra: Debes tener claro el objetivo que te marcas al realizar este evento. El público al que te vas a dirigir. La temática del evento; sondea el interés en tu zona y elige bien la temática para asegurarte el éxito. Qué tipo de evento debes organizar en función del objetivo que te has marcado (formación, talleres, workshops, presentaciones, etc.) El lugar donde lo vas a realizar, ten en cuenta que sea una zona cercana a la zona donde te localizas o quieres dar tus servicios. Elige una fecha apropiada para el evento, determina el timing y el presupuesto con el que cuentas. Cómo vas a promocionarlo y difundirlo. Promocionar tu evento: Todos los puntos anteriores son importantes a la hora de desarrollarlos pero me voy a enfocar en este caso en darte claves importantes para la promoción y difusión de tu evento. En muchas ocasiones y según mi experiencia me encuentro con eventos que no se llegan a realizar por la falta de promoción y la baja asistencia que finalmente se prevee. Para promocionar tu evento ten en cuenta las siguientes acciones: Avisa a tu lista de correos. Haz un evento en redes sociales (facebook) y compártelo entre tus grupos, messenger, publicaciones y amigos. Utiliza otras redes sociales para difundirlo. Escribe un post en tu blog en el que poder dejar constancia. Solicitar a clientes o proveedores con los cuales tengas unión para que difundan tu evento. Utiliza carteleria y flyers. Recuerda los medios físicos de difusión que tienes a tu alcance si necesitas de ellos. Estas serían una de las acciones más importantes que puedes llevar a cabo. Ten muy en cuenta que en ocasiones un primer evento gratuito puede no tener el feedback que esperas, pero no desistas en ello, porque es una herramienta magnífica para alcanzar tu cliente potencial. ¿Has realizado anteriormente algún eventos presencial y has tenido una buena experiencia? ¿qué más te gustaría saber acerca de los eventos como parte de tu estrategia de comunicación?

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Eventos: estrategia, creatividad e impacto.

Eventos; estrategia, creatividad e impacto.

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Los eventos son el lugar perfecto para comunicar y posicionar tu marca personal o empresa. En un mismo lugar, en un mismo momento combinas estrategias de marketing, impacto visual, emocional y creatividad para lograr la consecución de los objetivos marcados. Y es que hoy día los eventos ya no son lo que eran. Se han convertido en una oportunidad inmejorable para dirigirte a tu público objetivo y lograr conectar con ellos a través de todas las herramientas que tienes a tu alcance. Estrategia de marketing En primer lugar es necesario tener unas estrategias claras y definidas. A la hora de planificar tu estrategia de marketing para eventos hay una serie de aspectos que debes tener en cuenta. Uno de los pilares fundamentales de la estrategia están en la difusión y promoción del evento. Lo primero que debes de tener en cuenta es difinir objetivos. Determinar con qué herramientas vas a contar para lograr tus objetivos marcados e impactar a tu público. Definir a quién va dirigido, el target. Este punto te va a ayudar a diseñar el evento en función del interés del cliente. Para optimizar la difusión del evento disponemos de una serie de acciones que podemos llevar a cabo. Difundir quién organiza el evento y quiénes son los patrocinadores. Realizar email marketing. Llevar a cabo concursos con descuento para acceder al evento. Hacer uso de las redes sociales para la difusión, para ello necesitas entre otras cosas optimizar tus perfiles, seleccionar que redes vas a utilizar, diseñar publicaciones creativas y con estilo y determinar el uso de un hashtag para el evento. Utilizar Social Ads para publicidad de pago. Creatividad Eventos pueden realizar muchas marcas personales o empresas, lo que necesitas es darle la vuelta a tu evento para diferenciarte, por ello, debes darle al cliente una experiencia distinta. Y en ese punto exacto es donde entra la creatividad. Una pieza imprescindible a mi entender en un evento que indudablemente te ayuda a emocionar y permanecer en el recuerdo. A través de la creatividad se accede a diferentes formatos dentro de la celebración de un evento. El objetivo principal ha de ser el de hacer vibrar a los asistentes, con el resultado de transmitir el mensaje que se desea en conexión con las emociones. Es algo que va más allá de lo meramente superficial. Para alcanzar este objetivo debemos ponernos en la piel del cliente, interiorizar sus objetivos, que son los mismos que nosotros tenemos que tener en cuenta. Y en consecución a ello determinar que mensajes debemos de transmitir y de qué forma para lograrlos. En la creatividad de un evento es necesario tener en cuenta los espacios que disponemos y que debemos escoger, según el tipo de actividades, sus escenografías, etc. Disponemos de una variedad de servicios a ofrecer dentro del marco creativo. Entre los más importantes están la contratación de un catering que atraiga a través del concepto creativo, la decoración del lugar, el cuidado y esmero de los pequeños detalles, espectáculos para hacerles soñar y vivencias experienciales con las que conseguir conectar. Para ello, busca en tu interior tu fuente de inspiración y creatividad que aporte a tu evento la emoción y la esencia que necesita. Impacto Digamos que el impacto va a ser el resultado de todas las acciones creativas que hayas conseguido llevar a cabo. Y es que crear un evento puede ser una acción de marketing muy buena para impactar de manera positiva a tu público. Con él consigues mostrar algo diferente a lo hasta ahora mostrado. Y ahí es donde entra en juego la ya mencionada creatividad.Hazles vivir una experiencia diferente a todas las que hasta ahora hayan podido vivir, seduce con tu creatividad y con cada uno de los detalles que hayas conseguido poner en marcha. Te puede ayudar para posicionarte como referente innovador. Tienes que tener claro que tienes que construir una experiencia como si les fueras a contar un relato que será tu mensaje a través de tu creatividad, que seduzca, emocione e impacte. Conclusiones Los eventos deben estar integrados dentro del plan general de comunicación de tu marca personal o empresa, como una de las herramientas más que tienes a tu alcance para promocionar, ganar visibilidad y generar clientes en tu negocio. Su correcta planificación, realización y dinamización puede suponer un antes y un después para el crecimiento de tu empresa. Estamos hablando de una herramienta muy potente donde ponemos a disposición del cliente un mensaje del cual participa activamente con su experiencia vivencial y las emociones que vamos a generar en él. Y no olvidemos algo, las emociones participan en un alto porcentaje en las decisiones que acabamos tomando.

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