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Organizar un Evento en Digital: Guía

Si algo ha tenido esta pandemia ha sido mostrar “dos caras distintas” para los eventos. Por un lado, la pandemia ha hecho que el sector de los eventos presenciales se vea abocado a detenerse por completo. Se han producido miles de cancelaciones de eventos y actualmente no se sabe cuándo el sector podrá recobrar su normalidad.

Pero a la misma vez, ha mostrado una cara B, una cara muy distinta como ha sido el auténtico impulso de los eventos digitales, reuniones, masterclass, webinars, etc. Esta circunstancia externa ha abierto una nueva puerta al sector de los eventos.

Estamos ante un caso de ¿reinvención?

Los momentos actuales piden una transformación y hoy te voy a mostrar en este post la guía indispensable para organizar un evento.

¿Qué quieres conseguir organizando un evento?

Antes de comenzar tienes que tener muy claro qué quieres conseguir organizando un evento, es decir, qué objetivo u objetivos te vas a marcar.

¿Cuál es la razón por la que quieres crear un evento para tu marca?

¿A qué público te quieres dirigir?

¿Qué tipo de evento es el mejor para cumplir tu objetivo?

Un evento ya sea digital o presencial es una gran herramienta de comunicación para tu marca, un amplificador de voz porque te permite llevar tu mensaje a muchas más personas de manera más directa y precisa.

Pero ¿Qué quieres lograr con ello? Estos son algunos ejemplos de lo que puedes conseguir.

  • Transmitir los valores de tu marca
  • Fidelizar o captar nuevos clientes
  • Incrementar la notoriedad de tu marca
  • Favorecer el networking.

A parte de tener bien definido qué objetivo u objetivos quieres lograr con el evento, tienes que definir de manera precisa para quién vas a organizarlo, de forma que tengas claro en todo momento qué contenido se va a desarrollar y qué tipo de evento es el mejor para cumpmlir tu objetivo y llevar el mensaje que quieres a tu público.

Primera fase; planificación de tu evento.

La fase de planificación es una de las primeras y en las que tienes que mostrar mayor claridad y precisión para no cometer fallos posteriormente. Al inicio de esta fase te recomiendo que tengas muy claros los tres puntos anteriores. Te los recuerdo:

  • Qué objetivos tienes
  • A quién va dirigido tu evento 
  • Qué tipo de evento es el mejor

Vamos a definir los elementos imprescindibles de esta primera fase:

a. Definir fechas, Modo de realización y Equipo.

Llegados a este punto es el momento oportuno para poder definir los siguientes aspectos.

En qué fechas se va a realizar tu evento

Modo de realización; dentro de saber qué tipo de evento has elegido tienes que ver si va a hacer un evento digital o presencial ya que en función de ello el proceso de realización será completamente distinto en cada caso.

Equipo, define qué perfiles de profesionales necesitas para llevar a cabo con éxito tu evento.

Mis recomendaciones en este aspecto son:

Elige fechas que no coincidan con festividades que puedan opacar tu evento.

Elimina las estaciones de verano, y ten en cuenta algunos meses de manera preferencial: mayo, junio, octubre y noviembre.

Ten en cuenta tener tiempo suficiente para tu organización. Dependiendo de si es digital o presencial debes tener en cuenta al menos entre 6 meses y 1 año.

b. Establece el calendario de tareas a llevar a desarrollar.

Son muchas las tareas que tienes que planificar en el calendario para organizar un buen evento.

  1. Determina que actividades/ponencias se va a desarrollar en el día o los días del  evento (presencial o digital)
  2. Si vas a necesitar el apoyo de profesionales (ponentes/colaboradores) para desarrollar en sí el evento.
  3. Fija en qué fechas tienes que contactar con estos profesionales y cerrar con ellos los detalles de su colaboración y la entrega de recursos que por parte de ellos necesites.
  4. Establece un plan de recursos que vas a necesitar para poder llevar a cabo todas las tareas para la organización del evento.
  5. Presupuesto económico  y calendario de fechas a cumplir para la correcta realización de cada una de las tareas.
  6. Ten en cuenta la planificación del plan de marketing para su difusión.

Desarrolla todas y cada una de las tareas

En esta segunda fase toca pasar a la acción. Ya has realizado previamente la planificación y si la has realizado correctamente en este punto sabes perfectamente qué tienes que hacer, en qué momento tienes que hacerlo y por lo tanto, tienes que estar listo y preparado y quién va a llevar a cabo cada una de las tareas.

Mis recomendaciones en esta fase es que seas tanto tú como tu equipo muy riguroso/sa con la realización de cada una de las tareas y que se cumplan todos los tiempos del calendario.

Si es un evento presencial ten en cuenta que tendrás que en esta fase tendrás que: reservar el espacio, contactar con los ponentes o asistentes, crear tu lista de invitados, determinar si necesitas servicios de audio o restauración, definir o contratar servicios de transporte o de alojamiento, llevar a cabo la creación de creatividades o contratación de espectáculos si los has planificado previamente y comenzar a poner en marcha tu plan de difusión y comunicación.

Si es un evento digital tendrás que tener en cuenta; contactar con ponentes o colaboradores si son necesarios, crear el contenidos del evento, determinar qué plataformas vas a necesitar para su realización y desarrollarlas, grabaciones en video de ponencias si se van a llevar a cabo, y nuevamente crear tu plan de difusión y comunicación en medios digitales o físicos.

Evaluación de los resultados y cierre del evento.

En esta fase es hora de analizar los resultados obtenidos. Tienes que saber si has logrado los objetivos marcados, si te has acercado o si por el contrario no has conseguido su consecución.

Entre las acciones que puedes llevar a cabo en esta fase te detallo alguna de las más importantes.

  • Analiza el feedback de asistentes y de colaboradores
  • Haz encuestas en redes sociales 
  • Revisa las estadísticas de los medios utilizados para su difusión para ver el comportamiento de la audiencia.
  • Envía agradecimientos a los participantes y asistentes al evento.
  • Publica contenido del evento realizado; videos o fotos

Con todo esto, puedes tener una visión global de las fases que tienes que tener en cuenta para desarrollar el tipo de evento que necesitas.

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