La organización de eventos forma parte de las estrategias de comunicación que muchos negocios llevan a cabo y ya no me refiero solo a negocios físicos, si no que cada día más son los negocios digitales que optan por incluir eventos presenciales dentro de sus estrategias.
Cuando tienes un negocio, es importante definir desde el principio que tipo de comunicación se adapta mejor a tu empresa para así, sacarle el mayor partido posible y obtener con ello los beneficios que te has marcado con anterioridad.
Los eventos en sí, son una actividad propia de comunicación que nace a partir de la combinación de una serie de recursos cuyo objetivo principal es producir el efecto deseado sobre tu público objetivo.
Aristóteles definió la comunicación como la búsqueda de todos los medios de persuasión que tienes a tu alcance, cuya meta principal es el logro de una respuesta determinada.
Tabla de contenidos
¿Qué caracteriza un evento frente a otras actividades de comunicación?
Quizás te preguntes que es lo que realmente diferencia y caracteriza un evento frente a otras actividades de comunicación que podrías realizar en tu negocio.
Si hay algo que distingue un evento es:
- Lo experiencial y lo vivencial del propio evento.
El público objetivo que acude se encuentra inmerso de forma experiencial y vivencial dentro del mensaje que la empresa quiere transmitir en forma de persuasión durante el evento.
Esto aumenta notablemente la eficacia de la comunicación y el vínculo que se establece entre la persona que acude al evento y la empresa que lo organiza. Y no sólo se crea este vínculo, sino que un evento es el lugar indicado para interactuar con otros profesionales que acuden.
Claves para que tu evento sea todo un éxito.
Para que tu evento sea realmente un impulso de tu negocio y sea todo un éxito ya te adelanté en otro post una serie de claves a tener en cuenta.
- Que hayas definido correctamente el objetivo de tu evento es fundamental.
- Haber cuidado minuciosamente el contenido, los detalles y la organización del mismo.
- Y un tercer factor fundamental, haber creado una buena estrategia de marketing.
La primera clave fundamental es el objetivo de tu evento; entre ellos están potenciar tus ventas, difusión informativa sobre tus productos y/o servicios, aumentar la visibilidad de tu negocio, mostrar tu imagen de marca e identidad como negocio, fomentar las relaciones con tus posibles clientes o ya clientes potenciales o el crecimiento de tus relaciones con otros profesionales.
A partir de este punto, en el cuál tenemos definido el objetivo de nuestro evento es momento de determinar qué acciones debemos llevar a cabo para obtener los resultados deseados.
La segunda clave es el cuidado minucioso del contenido, el entorno creativo del evento capaz de crear emociones y experiencias en tu público objetivo y su completa organización. Pero ten en cuenta algo, todas las acciones que lleves a cabo en esta fase debe ser acordes con los valores de tu marca.
Fases de un evento.
Implantar un evento como estrategia de comunicación requiere de la creación de una estructura que permita que el evento cumpla los objetivos para los cuales se crea.
Te hablo fundamentalmente de 3 fases:
- La planificación y la organización del evento.
- El evento.
- El post evento.
Planificación y organización de tu evento.
Organizar un evento requiere de una planificación previa además de la posterior organización. Para ello es necesario definir muy bien una serie de conceptos que a continuación te voy a especificar:
- Definir qué tipo de evento vas a organizar.
- Por qué de su organización; identificar cuál va a ser la finalidad de que lo realices.
- Para qué: define aquí los objetivos y propósitos que te quieres marcar con este evento.
- Cuántas metas quieres haber alcanzado una vez que finalice su realización.
- Dónde se va a llevar a cabo el evento.
- Cómo vas a difundir su organización.
- Cuándo será la fecha prevista. Aquí está muy bien además determinar las actividades o ponencias que vas a realizar durante el transcurso del evento.
- A quién te vas a dirigir. Tu público objetivo.
- Quiénes van a formar parte de la organización de tu evento.
- Con qué recursos cuentas tanto financieros como materiales.
A partir de confeccionar tu propio plan siguiendo al detalle las premisas anteriores, tendrás un esquema bastante detallado de lo que va a ser tu evento. Después de esta primera acción, lo siguiente sería pasar a la organización como tal de todos los detalles del evento.
El evento
Es la fase para la que has creado toda la estructura de tu estrategia de comunicación, dónde aplicarás toda la planificación y organización previa que has llevado a cabo con anterioridad con la finalidad de cumplir los objetivos que te has marcado.
Es momento de transmitir el mensaje que tenias preparado, en la forma y tiempo deseados a tu público asistente.
El post evento
Tras el evento toca evaluar y analizar cuales han sido los resultados y repercusiones de la ejecucion de tu evento para tu negocio.
Determinar si se han alcanzado los objetivos marcados y si hemos conseguido el efecto deseado en el público objetivo que ha asistido.
En función de los objetivos previos que te hubieras marcado, así deberás analizar el alcance de los mismos.
Difusión del evento.
Una de las cuestiones importantes que no se deben dejar de lado es la difusión del evento. Este proceso de difusión se lleva a cabo igualmente en tres fases:
- Pre-evento.
- Evento.
- Post-evento.
Y estas son algunas de las acciones que debes llevar a cabo:
- Informar sobre la existencia del evento a tu público objetivo: fecha y lugar.
- Asesorar sobre las caracteristicas del evento: Tipo de evento y contenido.
- Persuadir a tu público objetivo para que acuda al mismo.
- Seleccionar los medios más adecuados para transmitir toda la información necesaria del evento antes, durante y tras el evento.
- Difundir material gráfico y visual de las actividades llevadas a cabo durante el evento entre los asistentes.
Todas las fases de difusión y las acciones a llevar a cabo deben estar presentes dentro de tu plan estratégico de comunicación. Realmente, en sí el evento forma parte de la estrategía de comunicación de tu negocio pero necesita de una serie de acciones previas y post al evento para completar su difusión.
¿Qué más te gustaría saber sobre la creación de un evento como estrategia de comunicación de tu negocio?
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