Una semana más, volvemos con la participación en el blog de MarisaGlez de una compañera, mujer y emprendedora que organiza tu vida emprendedora al instante. Me refiero a Marian Picazo, Online Business Assistant, especializada en ayudarte a liberar tu tiempo, si eres emprendedora o infoproductora digital a través de una organización perfecta de tu tiempo, y de todas las áreas de tu negocio.
En esta ocasión y nuevamente, os vamos a dar a conocer la mejor forma de tener organizada tu semana para sentir paz mental con una serie de herramientas de uso diario como son Gmail o Google Calendar. Veamos que tiene que recomendarnos Marian Picazo, quién además nos acompañará en el próximo Taller Cómo tener organizada tu semana: Gmail, Google Calendar y Calendly el próximo día 10 de Junio a las 10.00 horas.
Tabla de contenidos
Introducción
Siempre piensas que no puedes llegar a todo, y la verdad, es que es cierto. A todo no, aunque con organización y planificación lograrás conseguir alcanzar más metas, además de sentir esa ansiada paz mental.
Si tienes la sensación, de que no estás siendo productiv@ y que no te organizas bien, te va a producir ese sentimiento de angustia y vas a decir “no puedo con todo”. Cada día ves más, y en concreto en Redes Sociales, que parece que el resto del mundo trabaja organizado y es productivo 100%.
Esto no es del todo cierto, pero con la ayuda de herramientas digitales, en este caso, puedes mejorar mucho esa sensación, y sobre todo seguir manteniéndolo en el tiempo.
¿Quién Soy?
Soy Marián Picazo, y trabajo como Online Business Assistant, o Asistente de Negocios Online, como prefieras, aunque mi profesión se denomine Asistente Virtual en los buscadores por internet. Gracias a Marisa Glez y la invitación a su blog, hoy puedo contarte aquí mis imprescindibles en el día a día de mi trabajo.
En realidad, mi labor consiste en ayudarte con las gestiones diarias de tu negocio, para que puedan poner foco en otras tareas que te generen beneficio directo.
Por supuesto, yo también he vivido esta sensación de no llegar a todo, pero es que somos humanos, no máquinas. Aquí estoy para ayudarte en todo lo que pueda, contándote cómo con estas herramientas básicas comenzarás a organizarte y conseguir ser más productiv@.
Ser desorganizado, o no ser organizado de una manera efectiva, te traerá consecuencias contigo mismo. Tanto a nivel mental, como incluso a nivel físico. Todo el tiempo que empleas (pierdes, en realidad), cada día en buscar un documento u otro por no tenerlo ordenado, te acaba agotando.
Hay muchos estudios que nos muestran que las personas que perciben caos en sus negocios, o en sus vidas, se sienten más fatigados. Los síntomas pueden ser muy obvios, pero ¿cómo poner solución a este problema? No existe una fórmula mágica, sin embargo sí podemos ayudarnos con herramientas que te van a facilitar hacerte sentir con mayor bienestar.
Lo primero que tienes que tener en cuenta, es que hay que empezar por pensar con claridad y para llegar a esto puedes darle inicio con estas herramientas digitales.
Si tienes tu negocio desorganizado, tiendes a tener menos foco en lo que te corresponde trabajar, porque estás pensando todo el tiempo en lo que queda por hacer y no podrás priorizar en terminar esa tarea.
Gmail y la temida bandeja de entrada
Cuando entrar a tu cuenta de correo electrónico te da pereza (y te parece hasta tedioso), porque sabes que conlleva emplear bastante tiempo, es que necesitas revisarlo para que esto no te suponga ese malestar y por lo tanto, no lo procrastines más.
Comenzamos con Gmail, que es uno de los gestores de correo electrónico más utilizados por los negocios online, aunque esto es válido para cualquier otro gestor de correo.
Estos son mis tips para gmail:
- Organiza tu bandeja de entrada por 3 bloques:
“No leídos”, “Destacados” y “Todo lo demás”.
- Crea el menú con el menor número de carpetas posibles:
“Empresa/Negocio”
“Facturas Recibidas”
“Clientes”
“Proveedores”
“Newsletters”
“Formación/Cursos”
Después, puedes continuar por crear filtros. Mensajes que sabes que no va a leer con frecuencia, pero que no quieres perder esa suscripción, puedes llevarlos directamente a la carpeta de newsletters; por ejemplo.
Por último, marca con una estrella de color amarillo (o incluso por colores si decides hacer más segmentación), los emails que has abierto y que tienes pendiente por resolver (bien porque te falta información para poder contestar o porque dependes de terceros).
Google Calendar y los bloques de tiempo
Una vez organizado tu correo, puedes seguir con Google Calendar para ver como tienes la agenda y poder priorizar tareas. Lo mejor es que empieces por crear calendarios y los famosos bloques de tareas o “time blocking”.
El “time blocking” no es más que, dejar un bloque de tiempo fijado en el calendario para cada tarea genérica. Por ejemplo: bloques de tiempo para gestión de clientes, para entrevistas, para directos en las RRSS, para ti, para tu tiempo de descanso, para tu tiempo de deporte, o de formación, etc.
Puedes crear un calendario para tu vida personal, y otro para tu negocio. De este modo, cuando visualices todos los calendarios que tienes, puedes ver los huecos disponibles para algún imprevisto. Porque eso sí, es fundamental que siempre dejes tiempo a imprevistos. ¡Altamente recomendable!
Estoy preparando un taller en el Bootcamp de Visibilidad en Femenino de Marisa Glez, y que lleva como título: “Cómo tener organizada tu semana”. Será un taller de 2 horas en las que te voy a contar cómo sacar partido a estas dos herramientas y además integrar Calendly para mayor efectividad en las citas con tus clientes; y que puedas sentir esa paz mental de tener el control en tus gestiones diarias.