Cómo planificar tu semana y ser más productiva.

ACTUALIZADO 2 SEPTIEMBRE 2020.

¿Quieres saber cómo lograr ser más productiva?. Vamos a ver en este post todo lo que tienes en cuenta para aprovechar al máximo tu día a día y no sólo ser productiva, sino sentirte productiva.

Determinar cómo planificar tu semana y llegar a ser más productiva creo que es uno de los temas más presentes y que te puede tener un poco inquiet@s a ti y a la mayoria de los emprendendores, al menos en los comienzos y hasta que tu negocio lleva ya un rodaje y te has acostumbrado a gestionar tu tiempo.

Hacer todas las tareas que requiere tu negocio, alcanzar los objetivos que te vas marcando y que te quede tiempo libre para desconectar y disfrutar de ti, de tu pareja, familia y amigos. No es tarea fácil, por supuesto que no. Y si a esto le sumamos que, (como en mi caso) seas madre de un pequeñ@ de corta edad….entonces aquí la cosa se complica mucho más.

Pero ni mucho menos pienses que es imposible organizarte y ser productiva. Para nada. Déjame que te cuente a continuación como me organizo yo misma mi trabajo.

«Puedes hacer de todo, pero No Todo.»

-David Allen-

Los principales errores por los cuáles no eres productiv@.

Lo primero y más importante es que detectes, si aún no lo has hecho, aquellas cosas que haces en tu día a día y que se convierten en un error por el cuál sacrificas tu propia productividad. Voy a mostrarte las más importantes para mi.

Falta de hábitos y rutinas.

Para trabajar como emprendedor y conseguir alcanzar la productividad que en todo negocio se requiere es necesario tener desde un primer momento hábitos y rutinas las cuáles seguir. ¿Sabes a que me refiero?

Es fundamental respetar las horas de descanso, la alimentación y el resto de hábitos saludables que debes llevar a cabo en tu salud. No es un misterio lo que te cuento, pero si a nivel físico no te encuentras bien, difícilmente vas a poder rendir.

Por otro lado necesitas disponer de hábitos y rutinas a nivel laboral, planificar tus horas de trabajo, tus descansos, tu tiempo de ocio y regirte por unas pautas previas a cumplir que se dirijan a alcanzar tus objetivos.

No tener objetivos o tener más de la cuenta.

Tan negativo resulta ser no marcarte objetivos, como marcarte objetivos no ajustados a la realidad. Aquí debes hacer buen uso de la cordura para saber qué objetivos te vas a marcar y tenerlos presentes siempre.

Tus acciones siempre deben ir encaminadas hacia esos objetivos que desde un principio te has marcado y no perder la linealidad en cada planificación que realices de tu trabajo.

Dejarte llevar por las distracciones y no respetar tu orden de prioridades.

Si semanalmente planificas tu semana y posteriormente te dejas llevar por esas distracciones que fácilmente nos pueden aparecer en nuestro día a día, probablemente al final de la jornada te darás cuenta que no has cumplido ninguno de los objetivos que para ese día te habías marcado.

Después seguramente llegue el agobio, el estrés, la culpabilidad y querer recuperar ese tiempo que has perdido.

Ordena tus prioridades y respétalas. Hay tiempo para todo siempre y cuando te organices bien y aproveches como debes el tiempo que dispones. Elimina en tus jornadas de trabajo el móvil, whatssap, llamadas «urgentes» y todo lo que no esté marcado por los objetivos que ese día te hayas propuesto.

Querer realizar tú todas las tareas.

De esto te he hablado en otro post dedicado a superar el miedo a delegar tareas.

Si te propones realizar tú todas las tareas déjame decirte que eso quizás lo puedas llegar a realizar durante un período corto de tiempo, pero no es viable a largo plazo.

Llevar a cabo por ti mismo todas las tareas que requiere un negocio online, además de aprender a realizarlas y conocer las distintas herramientas requiere de bastante tiempo que vas a necesitar organizarte muy bien para avanzar y conseguir metas.

La perfección.

Error, la perfección más absoluta no existe. Lo que para tí puede estar perfecto para otro puede resultar no serlo. Por ello deja de perder el tiempo en perseguir la perfección en tu trabajo.

Está claro que la calidad de tu trabajo no debe quedar nunca en entredicho pero a veces si persigues un exceso de calidad puede llevarte a retrasar la entrega de los trabajos, a agobiarte por intentar incluso entregarlos a tiempo, a tener que dejar otras tareas porque esta en concreto no la has finalizado y en definitiva acabas frustrado por no poder realizar todo aquello que deseas en los tiempos que en un principo estimas o te gustaría.

Házme caso, éste es un mal hábito.

Te voy a mostrar la «previa» de mi planificación.

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Una recomendación antes de tu planificación.

Considero necesario hacerte incapié en algo que debes tener en cuenta antes de comenzar de pleno con la planificación de tu negocio.

Determina con anterioridad qué tiempo vas a dedicar a tu trabajo, cuál vas a dedicar a tu ocio y a tu descanso (hijos, familia, pareja, amigos o a ti mism@). Y sobre todo, respeta estos tiempos que te has marcado.

Una vez tengas claros tus horarios comencemos la planificación.

Cómo comenzar a planificar tu semana.

Planificar mi semana y conseguir la productividad que requiere mi negocio pasa por llevar a cabo una serie de acciones de planificación.

Por mi parte me organizo de la siguiente forma:

Partamos de la siguiente base. Todos debemos tener marcados nuestros objetivos a medio/largo plazo en primer lugar. Sin ello no es viable trazar los objetivos a corto plazo ya que deben de ir alineados en la misma dirección. Dando por hecho que esto lo tienes claro y definido te explico como me organizo semanalmente.

Organización

• Define tus objetivos mensuales y haz una lista de tareas necesarias para cumplirlo.
• Divide esa lista de tareas en semanas. Qué tienes que tener hecho cada semana.
• Organiza la lista de tareas semanal en orden de prioridades. De más alta a más baja.
• Revisa tu lista de tareas al finalizar cada día y mira cuál ha sido tu cumplimiento con las mismas.
• En función de lo logrado o no, anota que ha funcionado y en qué has podido fallar para mejorar tus procesos de productividad.

Concentración.

• Selecciona tu horario de trabajo.
• Elimina de esas horas toda distracción que pueda paralizar tu trabajo. Móviles, redes sociales, llamadas, email, etc.
• Revisa constantemente tu lista de tareas y enfócate en una de ellas. Luego la siguiente.
• Identifica en ti misma en qué horas te sientes más productiva y trabajas con menos dificultades y aprovecha a tope esas horas.
• Mantén el orden en tu trabajo y en tu área.

Cuidado Personal

• Cuida tu estado de salud y tu alimentación para sentirte bien físicamente y poder ser productiva en tu trabajo.
• En tu estado físico también es importante no sólo la alimentación sino el deporte para renovar tu energía. Haz el deporte con el que te sientas bien y planifica en qué horas será tu autocuidado.
• Tu estado emocional cuenta. Busca algo que te motive en tu día a día y te haga sentir bien. Es importante que no caigas en la desmotivación, la tristeza u otras emociones de baja energía.

En resumen , esto sería para mi un proceso completo.

1. Determino qué objetivos quiero alcanzar para esa semana y qué tareas debo llevar a cabo para conseguirlos.
2. Identifico la importancia (entre alta/media/baja) de cada una de las tareas que tengo que llevar a cabo para alcanzar los objetivos marcados y establezco un orden de prioridades previo de estas tareas.
3. De mi listado de tareas ya confeccionadas, determino además del orden de prioridad la fecha de entrega o finalización en la cuál debo tener esa tarea y el tiempo estimado para realizarla.
4. Comienzo mi planificación semanal de los días y las horas de trabajo que he determinado con anterioridad y con ayuda de un calendario y de la prioridad que anteriormente he establecido, distribuyo las tareas. (tener en cuenta la energía, y los imprevistos. las tareas más pesadas o que más me cuestan a primer a hora las más fáciles que es cuando más descansada estoy y las que menos me cuestan realizar al final de la jornada que estaré más cansada).
5. Siempre dejo una puerta abierta para el ¡factor sorpresa!, te contaré acerca de ello un poco más adelante.

Así es cómo comienzo la planificación semanal de mi trabajo, pero para que realmente sea productiva tienes que tener en cuentas más cosas de las cuáles te voy a hacer partícipe.

Claves para una mayor productividad.

Hasta ahora te he hablado con detalle de aquellas cosas que matan tu productividad y como planificar tus tareas semanalmente. Pero ahora quiero hablarte de qué puedes potenciar en tu día a día para alcanzar una mayor productividad de tu trabajo.

• Determina cuáles son para tí las horas en las que más sientes que rindes y que pueden llegar a ser productivas y tenlas identificadas antes de comenzar la planificación de tu semana. En esas horas realiza las tareas que más te cuestan.
• Intenta agruparlas las tareas por bloques, es decir, si una mañana tienes que grabar un vídeo y sabes que vas a tardar una hora, intenta en esa mañana realizar otras tareas similares (grabación de más vídeos para otras tareas) para aprovechar los recursos que has utilizado (cámara, micrófono).
• Haz pequeños descansos entre tarea y tarea, al menos de 10 minutos para descargar la mente.
• Haz las cosas de manera sencilla, intenta no complicar los procesos e ir a lo simple pero de manera correcta.
• Algo que también te ayudará a ser más productiva es elaborar tu propio plan de acción.

Coordinar calendario con «factor sorpresa».

Si lo sé, quizás te suene anticuado pero el calendario es fundamental, Utiliza uno digital como google calendar o si te manejas mejor en papel, pues en papel, no hay inconveniente alguno pero es necesario que hagas uso de él.

Intenta completarlo lo máximo posible tanto de cuestiones laborales como personales de manera que tengas detallado todo lo que tienes que anteriormente te he contado para realizar una correcta planificación semanal.

Aún así deja un hueco para el «factor sorpresa». ¿A qué me refiero?.

Te cuento, ¿a quién no le ha pasado tener su mañana planificada e irse al traste por algo que ha acontecido por sorpresa? ¿qué mamá no se le ha puesto el pequeño malo y ha tenido que reorganizar todos los objetivos que tenía marcados para esa mañana?

Creo que no hace falta ser madre para que aparezca el factor sorpresa, a todos nos puede ocurrir, pero tenemos que tenerlo previsto.

Yo para ello me organizo de la siguiente forma, Al final de cada día reviso qué tareas no han sido posibles realizar en el día por algún imprevisto y reorganizo el resto de mi agenda teniendo en cuenta la prioridad y la importancia del resto de tareas a realizar en la semana.

Mi reflexión.

Cuando comencé a emprender lo tenía claro, quería cambiar mi estilo de vida, mi trabajo actual de aquel momento y romper con todo lo que hacía y no me llenaba.

Disponer de una estrategía, llevar a cabo una correcta planificación, cumplir con determinados hábitos y tener constancia es fundamental en este proceso. No vale con que digas «no tengo tiempo» o lamentarte por que el día no dispone de más horas y generarte frustración en tu día a día.

Gestiona corréctamente tu tiempo, tus tareas y la consecución de las mismas y sé productivo para conseguir todos aquellos éxitos que deseas en tu negocio.

Para ello te animo a que tengas la determinación que hace falta para llevar a cabo los cambios que necesitas y convertirte en 100% productividad.

¿Realizas planificación de tu negocio?¿Cómo planificas las tareas de tu negocio digital?

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